Wie alles begann – ohne digitalen „Schnickschnack“
Beim klassischen, papierhaften Posteingang wurden Briefe und Dokumente in der Poststelle geöffnet und mit einem Eingangsstempel versehen. Danach wurden die Dokumente an die zuständige Abteilung bzw. den zuständigen Sachbearbeiter mit einem „Postwägelchen“ transportiert. Die weitere Bearbeitung erfolgte mit den Papierbelegen bis hin zur Ablage in Ordnern, die in übergroßen Aktenschränken verstaubten. Es sind oftmals Tage vergangen, bis die Post den korrekten Sachbearbeiter erreicht und das Kundenanliegen bearbeitet wurde… Puh, was das an Zeit und Geld gekostet haben muss!
Heute gibt es nicht mehr nur den Klassiker Brief
Es gibt nicht mehr nur den Klassiker Brief. Kundenpost geht heutzutage über zahlreiche und unterschiedliche Kommunikationskanäle ein. Via E-Mail, De-Mail, E-Postbrief, iMessage, Chat, WhatsApp und sicher werden in Zukunft noch viel mehr Möglichkeiten dazu kommen. Das Kundenverhalten und die Art, wie Kunden mit Unternehmen in Kontakt treten, hat sich stark verändert und hat massiven Einfluss auf die Prozesse der Poststelle. Eine „klassische“ Poststelle wie oben beschrieben kann dies gar nicht bewältigen! Was tun? Schaffen Sie den Klassiker ab und machen Sie was Neues, Digitales daraus!
Wie sieht die moderne Poststelle aus?
Die Vorstellung, dass die Poststelle ein Ort der Briefsortierung und des Kuvertierens von Ausgangspost ist, können Sie streichen! Der Umfang und die Komplexität der Tätigkeiten hat sich durch die Digitalisierung massiv verändert. Alle Kommunikationskanäle – egal ob physisch oder digital – müssen erfasst und in die Posteingangsbearbeitung integriert werden. Es müssen einwandfrei funktionierende Prozesse geschaffen werden, um schnelle Arbeitsabläufe und eine reibungslose Kommunikation garantieren zu können – was im digitalen Zeitalter maßgeblich ist, um mit dem Tempo der Kunden und der Wettbewerber mithalten zu können.
Welchen Nutzen die Digitalisierung von Eingangspost bringen kann? Wir bringen es auf den Punkt…
- Kurze Transport- und Verarbeitungszeiten
- Medienbruchfreie Integration in die Folgessteme
- moderne, effektive und kostenoptimierte Posteingangsbearbeitung = entscheidender Wettbewerbsvorteil
- Verbesserung der Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden
- Schnelle Bearbeitung von Kundenanliegen – Ihre Kunden werden dies bemerken und positiv bewerten!
Digitalisierung ist eine Reise – kein Event!
Digitalisierung der Posteingangsbearbeitung bedeutet Veränderung und ist eine große Herausforderung – das müssen Sie sich bewusst machen! Digitalisierung ist auch nichts was so ganz nebenbei passiert und schon gar nicht von Heute auf Morgen. Sämtliche Anforderungen am Ablauf sind starke Veränderungen im Organisationsbereich und haben sehr viel mit den einzelnen Mitarbeitern zu tun. Bereiten Sie daher Ihre Mitarbeiter auf Ihr digitales Vorhaben vor. Nutzen Sie den bestehenden Erfahrungsschatz – Ihre Mitarbeiter und deren Wissen ist das höchste Gut!
Verlieren Sie nicht den Überblick, sondern betrachten Sie Ihr Digitalisierungsprojekt ganzheitlich und setzen Sie dies auch so um. Wenn Sie sich der Aufgabe alleine nicht gewachsen fühlen, dann holen Sie sich einen strategischen Partner an die Seite. Denken Sie neu und digital – es ist Zeit für Veränderung! Packen Sie es an!
