Die digitale Transformation verändert unser Leben, das neue, mobile Arbeiten revolutioniert die traditionelle Büroarbeit. Auch die Verwaltung ist dabei, in ein neues Zeitalter einzutreten.
Die Verwaltungskommunikation nur noch digital zu gestalten und die klassischen Kommunikationskanäle wie Brief und Fax aus der „neuen Verwaltung“ auszuschließen, ist aus heutiger Sicht nicht zielführend. Denn heute gibt es den 100%ig digitalen Bürger noch nicht. Die Kommunikation zwischen Verwaltung und Bürger muss physisch als auch digital erfolgen können, ohne dass dabei ein Unterschied zwischen Laufzeit, Ansprache und Qualität bemerkbar ist. Der Bürger soll entscheiden können, zu welcher Zeit und über welchen Kanal er mit seiner Verwaltung kommuniziert und wie er seine Post erhalten möchte – sei es per Mail, per Briefpost, über Messenger, ein Portal oder über Social Media.
Nur wie geht man diese Mammutaufgabe an?
Unserer Meinung nach fängt man in der Poststelle der Verwaltung an. Die klassische Poststelle wandelt sich zum digitalen Zentrum der Verwaltungskommunikation. Jegliche Eingangspost – egal ob physisch oder digital – wird verarbeitet, automatisch dem richtigen Verwaltungsprozess zugeordnet und an das Archivsystem (eAkte) weitergeleitet. Das Archiv sorgt dabei für eine gesetzeskonforme und optimierte Handhabung von Dokumenten.
Und auf Seiten des Bürgers? Wie profitiert er von der digitalen Verwaltung?
Der Bürger erhält einen elektronischen Briefkasten, in den die Verwaltung aber auch andere Versender ihre Post an den Bürger „einwerfen“ können. Die elektronische Zustellung erfolgt anhand der Postadresse des Bürgers. Als „Schlüssel“ fungiert der neue Personalausweis. Mit diesem loggt sich der Bürger in seinen elektronischen Briefkasten ein und holt sich seine Post ab. Eine eindeutige Authentifizierung und Identifizierung ist somit gewährleistet. Der Bürger kann selbst entscheiden, wie er seine Post nun haben möchte – sei es per Mail, DE-Mail, als PDF-Download oder über jedes andere beliebige Medium seiner Wahl. Und das zu jeder Zeit und von jedem Ort der Welt.
Die Verwaltung – angepasst an die Bedürfnisse des Bürgers – so sieht Zukunft aus!
Gemeinsam mit der inovoo GmbH präsentiert sich die :::tsm total-sourcing-management auf der Governikus Jahrestagung 2016. Besuchen Sie uns am 02. und 03. November im dbb-forum in Berlin an unserem Stand (Nr. 8) und lassen Sie sich unsere Vision der digitalen Verwaltung der Zukunft präsentieren. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!
