Viele Unternehmen stellen fest, dass es im Rahmen der Digitalisierung nicht nur allein um die Neubetrachtung und -Gestaltung von internen Prozessen und Strukturen geht, sondern viel mehr auch um die Kommunikation mit ihren Kunden. Egal ob soziale Medien oder eine einfache Webseite, beides wird heutzutage von Unternehmen und Verwaltungen erwartet. Das Problem sind die neuen Wege der Kundenkommunikation, die sich dadurch auftun. Eine einfache Poststelle kann diese nicht effektiv und schnell bearbeiten. Das Ergebnis sind lange Bearbeitungszeiten und ein Verlust der Kunden- bzw. Bürgernähe. Lassen Sie Ihre Poststelle zur zentralen und digitalen Drehscheibe Ihres Unternehmens werden.
Kunden erwarten verstärkt das Angebot unterschiedlicher Kommunikationskanäle, über die sie mit Ihnen in Kontakt treten können. Das veränderte Kundenverhalten und das Wettbewerbsverhalten der Konkurrenz fordern eine Veränderung der internen Strukturen, um die Kundenzufriedenheit und die damit verbundene Kundentreue gewährleisten zu können.
Der „hybride“ Kunde ist längst Realität
- Die Kunden von Heute nutzen parallel neue und etablierte Kommunikationskanäle.
- Es gibt zahlreiche Kundentypen, nicht mehr nur einen, der Ihnen einen Brief schreibt.
- Die Kunden erwarten eine qualifizierte und vor allem schnelle Bearbeitung ihres Anliegens.
- Die Herausforderung ist es, die unterschiedlichen Kundentypen zu bedienen, ohne dass diese dabei einen Unterschied in der Qualität von Ansprache und Bearbeitung erfahren.
- Das Internet, aber auch mobile Endgeräte werden in immer höherem Maße Bestandteil der Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren Kunden.
Ihre Situation heute…
Ihre Mitarbeiter in der Poststelle sind täglich damit beschäftigt, alle Kommunikationskanäle abzurufen, den Posteingang anschließend zu sortieren und zur Bearbeitung an den zuständigen Sachbearbeiter bzw. an die zuständige Fachabteilung weiterzuleiten. Dazu kommen gegebenenfalls noch Kurierfahrten für Post an diverse Niederlassungen und Zweigstellen.
Was hat das für Folgen?
- Hoher manueller Bearbeitungsaufwand
- Unübersichtliche, intransparente Prozesse
- Hohe und unnötige Kosten
- Unstrukturierte Zuordnung von Eingangspost oder sogar „verloren gegangene“
- Längere Bearbeitungszeiten
- Keine vollständige Auskunftsfähigkeit gegenüber Ihren Kunden
- Verlust von Kundennähe, als auch eine hohe Anzahl von Beschwerden
- gestresste oder sogar überforderte Mitarbeiter
Die Lösung – die intelligente digitale Poststelle
Die digitale Posteingangsstelle verarbeitet jegliche Eingangspost – egal ob physisch oder digital und egal über welchen Kanal sie eingeht – völlig automatisch im Hintergrund, ordnet diese dem richtigen Geschäftsprozess bzw. Fachverfahren zu und leitet sie an das Archiv weiter.
Typische Ergebnisse, die für den Einsatz der digitalen Poststelle sprechen und überzeugen
- > 75% automatische Zuordnung zum Geschäftsprozess
- > 80% automatische Identifikation Ihres Kunden
- > 30% Dunkelverarbeitung
- ca. 2 Minuten Verarbeitungszeit im System
- 100% vollständige Kundenakte
Posteingang – einfach, schnell und effizient
Unsere Lösung überträgt die „klassische“ Posteingangsstelle in die digitale Welt – die intelligente digitale Poststelle ist eine Innovation, die Ordnung in das „Postchaos“ bringt und dafür sorgt, dass eine E-Mail nicht bis zur Rückkehr des Sachbearbeiters aus dem Urlaub in dessen Postfach schlummert.
