Im Rahmen der Digitalisierung von Prozessen ist Hybrid-Post ein viel diskutiertes Thema in Unternehmen. Die Optimierung der Postsendungen ist ein wichtiger Baustein in Richtung digitale Verwaltung, welcher sich meist auch noch schnell umsetzen lässt. Ein klassischer Quick-Win also, doch was sollte man bedenken?
Bei Hybrid-Post handelt es sich um eine Kombination aus elektronischem und physischem Postversand. Hierbei gibt es verschiedene Konzepte. In vielen Fällen wird eine zunächst elektronisch vorliegende Nachricht ausgedruckt und physisch zugestellt. Doch es gibt mittlerweile auch Lösungen, welche den kompletten Prozess von Versand bis Empfang digital abbilden. Welche Aspekte sollten also bei der Umstellung auf Hybrid-Post berücksichtigt werden?
Durch digitale Post den Papierverbrauch reduzieren
Ein Ziel im Rahmen einer digitalen Verwaltung ist es, die Mengen an Papier, die derzeit im Unternehmen eingesetzt werden zu reduzieren. Bei vielen Anbietern, welche den Druck- und Versandprozess übernehmen, wird dennoch ein Großteil der Dokumente vor dem Versand ausgedruckt. Eine Prozessverbesserung in Bezug auf eine Reduzierung des Papierverbrauchs ist somit nicht erreicht. Will man dieses Ziel erreichen sind Hybrid-Lösungen, welche neben einer klassischen Zustellung per Post vor allem auf eine digitale Zustellung abzielen die bessere Wahl.
Post digital versenden: Denken Sie an die Vorlieben des Empfängers
Durch die Auslagerung des Druckprozesses an einen Dienstleister, welcher Druck und klassische Zustellung per Post anbietet, sind die Prozesse im Unternehmen digitalisiert. Doch was ist mit dem Empfänger? Würde er nicht auch lieber seine Post digital empfangen? Auch wenn das Unternehmen auf diese Weise seine Prozesse digitalisiert hat, so kommt die Digitalisierung noch lange nicht beim Kunden an. Er bekommt seine Dokumente noch immer klassisch per Post in seinen Briefkasten. Warum soll der Empfänger in Zeiten von Email, Whatsapp und Snapchat nicht auch von einer digitalen Entwicklung profitieren? Eine digitale Zustellung ermöglicht es dem Empfänger jeder Zeit und von überall aus auf seine Post zuzugreifen.
Durch digitale Post erreichen Sie eine Optimierung Ihrer Portokosten
Durch den Umstieg auf Hybrid-Post optimiert man nicht nur Kosten und Aufwand in Bezug auf Papier, Druck und Personal, man optimiert auch die entsprechenden Portokosten. Portokosten tragen erheblich zu den Kosten einer physischen Postsendung bei. Die Portokosten für digitalen Versand liegen weit unter denen eines physischen Briefes. Eine Reduzierung der Portokosten kann daher erheblich dazu beitragen Verwaltungskosten zu optimieren.
Digitale Post: Profitieren Sie von einem online Archiv
Ein digitales Archiv ist eine tolle Sache und digital erzeugte Dokumente können auch schnell und einfach im digitalen Archiv abgelegt werden. Laut einer Studie von AIIM werden aufgrund von Hektik und Nichtwissen, sowie Nachlässigkeit ungefähr 20% aller Dokumente falsch abgelegt. Diese Tatsache führt zu einer nicht unerheblichen Anzahl an Dokumenten, welche zeit- und arbeitsaufwändig gesucht werden müssen. Der Umstieg auf eine digitale Verwaltung hilft Ihnen, sämtliche Dokumente digital zu verwalten und somit direkt Kosten und Aufwand zu sparen.
Steigen Sie um und profitieren Sie von einer digitalen Verwaltung!
Wie Sie sehen sprechen viele Argumente dafür, Ihre Verwaltungsprozesse zu digitalisieren. Fangen Sie direkt damit an und profitieren Sie von den Vorteilen:
- Kein analoges Drucken und Scannen mehr
- Keine „Papierlandschaft“
- Reduzierung der Portokosten
- Einfache Archivierung
