Im Rahmen verschiedener Einsparungs- und Digitalisierungsmaßnahmen in Unternehmen kommt immer wieder die Diskussion auf, ob Gehaltsabrechnungen auch per Mail an die Arbeitnehmer verschickt werden dürfen. Dies würde Aufwand und Material sparen. Doch es ist nicht ganz so einfach wie es klingt. Es gibt verschiedene Aspekte, die berücksichtigt werden sollten. Zudem stellen wir Ihnen eine gute Alternative vor.
Die Rechtslage fordert eine Zustellung der Gehaltsdokumente in Textform
Paragraph 108 der Gewerbeordnung (GewO) besagt, dass der Arbeitgeber bei Zahlung des Arbeitsentgelts dem Arbeitnehmer die Abrechnung in Textform zu erteilen hat. Eine digitale Zustellung ist daher grundsätzlich nicht ausgeschlossen, der Versender muss seinen Adressaten jedoch von der Sinnhaftigkeit einer elektronischen Zustellung überzeugen.
Aber an welche E-Mail-Adresse stellt man die Gehaltsabrechnung zu?
Hier wird es schon kniffeliger. Der Arbeitgeber muss vom Arbeitnehmer eine E-Mail-Adresse erfragen, an welche die Gehaltsabrechnungen zugestellt werden können. Hier sind an sich zwei Optionen möglich, die private oder die geschäftliche E-Mail-Adresse.Viele Empfänger – vor allem die Mitarbeiter, welche einen PC am Arbeitsplatz haben – bevorzugen den Versand an die geschäftliche E-Mail-Adresse, da diese regelmäßig abgerufen wird. Viele Versender hingegen bevorzugen den Versand an die private E-Mail-Adresse, da die Gehaltsabrechnung auf diese Weise nicht auf dem Firmenserver landet und man sich dann dem Problem der Vertraulichkeit der Daten stellen muss. Allerdings hat man bei privaten Adressen häufig Probleme bei der Zuordnung und Identifikation der E-Mail-Adresse. Es ist schon ein komisches Gefühl, die Gehaltsabrechnung für einen bestimmten Mitarbeiter an die E-Mail-Adresse dagobert.duck@entenhausen.de zu schicken.
Zusätzlicher Aufwand für Opt-In und Datenpflege
Entscheidet man sich für den Versand der Gehaltsabrechnungen per E-Mail, so muss man sich vom Empfänger ein sogenanntes Opt-In besorgen, sprich eine Zustimmung, dass er damit einverstanden ist, dass seine E-Mail-Adresse für den Versand der Gehaltsabrechnungen genutzt werden darf. Zudem ist die E-Mail-Adresse dann ein weiterer Datensatz, der in der Personalabteilung gepflegt werden muss. Bedenkt man, dass sich 25% der privaten E-Mail-Adresse aufgrund des Spam Aufkommens jedes Jahr ändern, ist das ein nicht zu vernachlässigender Pflegeaufwand. Zudem muss für jede neue E-Mail-Adresse auch wieder ein Opt-In vorliegen.
Empfangsbestätigungen für E-Mails gibt es nicht
Manchmal kommt es darauf an, dass Dokumente nachweisbar ihr Ziel erreichen. Das ist bei der E-Mail nicht der Fall. Der Empfang einer E-Mail kann nicht rechtssicher nachgewiesen werden.
Auch in E-Mails muss die Sorgfaltspflicht gewahrt werden
Es ist die Aufgabe des Arbeitgebers Sorgfalt walten zu lassen. Daher sollten E-Mails, wenn sie Gehaltsabrechnungen enthalten, nur verschlüsselt übermittelt werden. Diese Verschlüsselung sollte durchgängig sein, um die Daten vor ungewollten Zugriffen durch Dritte zu schützen. Zudem sollten die E-Mails direkt übermittelt und nirgends zwischengespeichert werden.
Was ist mit Mitarbeitern, die keine E-Mail-Adresse oder keinen Zugang zu einem PC haben?
Zusätzlich zu den oben genannten eher technischen Herausforderungen muss man sich auch oft der Thematik stellen, wie man mit Mitarbeitern umgeht, die keinen Zugang zu einem PC und/oder keine E-Mail-Adresse haben. Wie sollen diese Mitarbeiter an ihre Gehaltsabrechnung kommen, wenn diese lediglich per E-Mai zugestellt wird?
Fazit
Man kann Gehaltsabrechnungen per E-Mail versenden, es gibt aber einiges zu beachten. Es gibt innovative Alternativen zu E-Mail der Online Portalen! Über neue, digitale Zustellmöglichkeiten, wie zum Beispiel einem digitalen Briefkasten, kann der Arbeitgeber Gehaltsdokumente digital zustellen. Der Arbeitgeber erreicht also sein Ziel. Er verbannt Papier aus seiner Personalabteilung, vereinfacht die Prozesse und spart auf diese Weise Porto- und Materialkosten.
